O problema
A maior parte da receita perdida numa clínica não se perde na consulta
Perde-se antes e depois: no contacto que não teve seguimento, no orçamento que ficou por responder, na consulta que ninguém confirmou. São falhas de processo, não de equipa.
Pacientes que deixaram de voltar
Fichas de pacientes que já fizeram tratamentos e não regressam há meses. Ninguém tem tempo para percorrer listas e contactar um a um.
Orçamentos sem resposta
O paciente recebeu o plano de tratamento, disse que ia pensar — e a conversa terminou aí. Sem um segundo contacto, a decisão nunca chega.
Faltas e cancelamentos tardios
Consultas marcadas há semanas que acabam em falta. A vaga fica aberta e já não há tempo para a preencher com outro paciente.
Pedidos que chegam fora de horas
Mensagens de WhatsApp, formulários do site e redes sociais que só são vistos no dia seguinte. Quem responde primeiro costuma ser quem fica com o paciente.
Informação espalhada por vários sítios
Agenda num lado, conversas noutro, orçamentos numa folha à parte. Sem histórico único, o acompanhamento depende da memória de quem está ao balcão.
Receção sempre a apagar incêndios
Confirmar, reagendar e repetir a mesma informação ao telefone consome o tempo que devia ser dado ao paciente que está à frente do balcão.
O que tratamos
Quatro momentos onde a clínica perde pacientes — e o que fazemos em cada um
Cada sistema resolve um momento concreto do percurso do paciente. Pode começar por um e acrescentar os restantes depois.
01 — Reativação
Pacientes que já foram seus voltam a ser contactados
O que acontece hoje
A base de dados da clínica tem centenas de pacientes que fizeram tratamentos e nunca mais voltaram.
Sem um contacto de retorno, esses pacientes acabam noutra clínica ou adiam indefinidamente. A receção não tem tempo para os recuperar manualmente.
O que fazemos
Organizamos a base de pacientes por tipo de tratamento e tempo desde a última visita, e enviamos um contacto de retorno com a linguagem da sua clínica. Quem responde chega à receção já com contexto.
- Segmentação por tratamento e tempo de inatividade
- Contacto de retorno por WhatsApp, SMS ou email
- Respostas encaminhadas para a receção com o histórico
- Sem listas manuais para a equipa gerir
02 — Follow-up
Orçamentos e tratamentos parados deixam de ficar esquecidos
O que acontece hoje
O paciente pediu informação ou recebeu um orçamento, ficou de responder — e a conversa parou.
A maioria destes casos não é um não. É uma decisão adiada que ninguém voltou a acompanhar, porque no dia seguinte já entraram outros assuntos.
O que fazemos
Cada orçamento ou pedido em aberto entra numa sequência de acompanhamento com prazos definidos, até haver uma resposta clara. A equipa vê num único sítio o que está pendente.
- Acompanhamento automático após o orçamento
- Sequência que para assim que o paciente responde
- Lista de tratamentos em aberto sempre visível
- Alerta à equipa quando o caso precisa de uma pessoa
03 — Faltas
Menos faltas e menos buracos na agenda
O que acontece hoje
Consultas marcadas com semanas de antecedência acabam em falta ou em cancelamento à última hora.
A vaga fica vazia, o profissional fica parado e a receção só descobre quando já não há tempo para chamar outro paciente.
O que fazemos
Confirmamos a consulta antes da data, damos ao paciente uma forma simples de reagendar e, quando há cancelamento, avisamos a receção a tempo de preencher a vaga.
- Confirmação e lembrete antes da consulta
- Reagendamento sem telefonema
- Aviso imediato à receção quando uma vaga abre
- Registo de quem falta com frequência
04 — Novos pedidos
Todos os pedidos recebem resposta, a qualquer hora
O que acontece hoje
Chegam pedidos pelo site, WhatsApp e redes sociais fora do horário de atendimento.
Um pedido respondido no dia seguinte já perdeu grande parte do interesse — e muitas vezes já foi respondido por outra clínica.
O que fazemos
O pedido recebe resposta imediata, com recolha do motivo do contacto e da disponibilidade. A receção recebe o caso já organizado e só entra quando é preciso decidir.
- Resposta imediata dentro e fora do horário
- Recolha do motivo do contacto e da urgência
- Pedido entregue à receção já organizado
- Nenhum contacto fica por responder
Como funciona
Três passos até o sistema estar a trabalhar por si
Trabalhamos sobre a agenda e as ferramentas que a clínica já usa. Não pedimos à equipa que mude a forma de trabalhar.
01
Análise do processo atual
Falamos com a clínica para perceber como entram os pedidos, como são feitas as marcações e o que acontece a um orçamento depois de entregue. No fim, mostramos onde se perdem pacientes e o que faz sentido tratar primeiro.
02
Implementação e ligação às ferramentas
Construímos o sistema e ligamo-lo à agenda, ao WhatsApp e aos canais que a clínica já usa. A equipa recebe formação curta e continua a trabalhar como sempre trabalhou.
03
Acompanhamento e ajustes
Depois de ativo, acompanhamos os resultados reais da sua clínica e ajustamos mensagens, prazos e regras. O que funciona fica, o que não funciona é alterado.
Demonstração
Como é a conversa do lado do paciente
Exemplos ilustrativos das mensagens que a sua clínica passa a enviar. O texto é sempre adaptado à clínica antes de entrar em funcionamento.
Reativação de pacientes
Pacientes que já fizeram tratamentos recebem um contacto de retorno. Quem responde chega à receção já com o histórico.
O que acontece
- Base de pacientes organizada por tratamento e tempo de inatividade
- Contacto de retorno com a linguagem da clínica
- Resposta encaminhada para a receção com o histórico do paciente
Clínica
exemplo ilustrativo
Sistemas
O que fica a funcionar dentro da clínica
Cada clínica escolhe por onde começar. Os sistemas funcionam de forma independente e encaixam uns nos outros.
Reativação de pacientes
Contacto de retorno a pacientes antigos, organizado por tratamento e por tempo desde a última visita.
Acompanhamento de orçamentos
Sequência de follow-up para tratamentos propostos e ainda não aceites, com registo do estado de cada caso.
Confirmações e lembretes
Confirmação da consulta, lembrete antes da data e reagendamento simples, sem passar pelo telefone.
Atendimento a novos pedidos
Resposta imediata a pedidos do site, WhatsApp e redes sociais, com recolha do motivo e da disponibilidade.
Histórico de contacto centralizado
Todas as conversas, orçamentos e marcações de um paciente no mesmo sítio, acessíveis a quem está ao balcão.
Relatório para a direção
Um resumo periódico do que foi contactado, do que foi marcado e do que continua em aberto na clínica.
Preços
O valor depende dos sistemas escolhidos e da dimensão da clínica. Apresentamos a proposta depois da análise, sem compromisso.
Ver como funcionaria na minha clínicaQuer ver quantos pacientes estão parados na sua clínica?
Marque uma conversa. Analisamos o processo atual da clínica e mostramos onde estão os pacientes e os tratamentos que ficaram por acompanhar.
Ver como funcionaria na minha clínicaConversa gratuita · Sem compromisso · Para clínicas em Portugal